No escriba una novela. Sea tan breve como pueda sin sacrificar los detalles importantes.
Escriba un reporte dirigido a su cliente. Explique lo que Ud. entiende actualmente sobre el problema sin hacer mucho enfasis sobre como llego a ese conocimiento.
De interpretacion practica a los resultados, en un lenguaje comprensible para el lector.
Incluya tablas que compendien los resultados importantes en el cuerpo del informe.
Aprenda un poco sobre el campo de aplicacion del informe. Investigue que sucede cuando se cambian algunas variables, cual fue o podria ser el proposito del proyecto y use ese conocimiento en el dise#o o el analisis.
Las figuras y tablas deben estar comentadas y etiquetadas de manera tal que sea posible comprenderlas cuando sean examinadas, aun sin haber leido el reporte.
Hay solo una buena razon para escribir un reporte: explicar algo al lector. El objetivo de un reporte es la comprension facil y rapida por parte del lector de aquello que se le desea comunicar.
Para realizar un reporte es necesario saber QUIEN es el lector y QUE informacion debe ser comunicada. Escriba directa y exactamente lo que el lector necesita conocer, ni mas ni menos, en la forma mas clara posible.
Si se escribe brevemente, resaltando las ideas importantes, se escribe claramente. El lector sera capaz de leer y comprender rapidamente, y le agradecera el tiempo que no gasto leyendo un informe largo. Piense en la cantidad de palabras que leemos diariamente. Recuerde que se ofrecen cursos de lectura rapida y los cansados lectores maldicen los avances tecnologicos que permiten la proliferacion de largos y aburridos informes. Ayude a sus lectores ahorrandoles tiempo, y Ud. sera recompensado.
Ud. puede aprender a escribir brevemente al estudiar ejemplos de "palabreria" comunes en la escritura. Una vez estudiados, eliminelos de su estilo.
A continuacion presentamos algunas reglas sencillas y algunos ejemplos:
La repeticion innecesaria de una idea es consecuencia de la falta de reflexion sobre su significado. Si Ud.medita sobre el significado no escribira "de forma redonda" cuando es suficiente escribir "redondo". "De color rojo", "exactamente lo mismo" y "en el rango comprendido entre los 14 y los 16 a#os" son palabrerias que significan lo mismo que "rojo", "igual" y "de 14 a 16 a#os".
El verbo debe ser una palabra fuerte en las frases; no use modificadores que debiliten su significado. Por ejemplo, no escriba "Hay que darle consideracion" cuando desea decir "considere". Los escritores que emplean este estilo nunca estudian un problema, sino realizan un estudio sobre el problema; nunca analizan, sino hacen un analisis de...; nunca purifican, sino obtienen la purificacion de... De esta manera, se usan tres o cuatro palabras cuando una bastaria. Esta "verborrea" oscurece el significado.
Considere el siguiente parrafo:
Hasta el momento en el cual el salio de su oficina para inspeccionar como iban evolucionando los problemas, no nos habiamos encontrado. Despues de esto, cooperamos conjuntamente en la revision de la actualizacion de la rapidez necesaria para el sellado de las tuberias, y el numero de problemas se redujo considerablemente. Tambien se logro que cada trabajo finalizara con un buen reporte.
Omitiendo las preposiciones y adverbios innecesarios, el parrafo se aclara:
Nuestro primer contacto se produjo cuando el salio de la oficina a inspeccionar los problemas. Cooperamos en la busqueda de formas mas rapidas de sellar tuberias y el numero de problemas se redujo. Cada trabajo finalizo con un buen reporte.
Los rodeos en el lenguaje escrito debilitan las ideas e incrementan el numero de palabras. Un ejemplo tipico es: Un tratamiento posible existe en este momento. Dicho tratamiento consiste en... Facilmente se puede escribir: El tratamiento consiste en... Una buena fraccion de frases-rodeo comienza con existe.
Frases como: Aparentemente seria posible que la accion mas inteligente en este momento sea seguir este procedimieno, si no hay a la disposicion, o no es propuesto, ningun otro mejor... solo sugieren un autor poco convencido de lo que esta planteando. Una cosa es la cautela con la cual los cientificos divulgan sus descubrimientos y otra la timorateria, cobardia e indecision que refleja un escrito plagado de tal vez, es posible, podria ser que...
Calificar absolutos, como por ejemplo decir es absolutamente perfecto, es esencialisimo, el supremo mas grande, crea la impresion de falta de logica o de descuido en la escritura. Palabras como muy (en: muy interesante) pueden restarle fuerza a la palabra a la cual modifican, por el sentido de manipulacion que le confieren.
Muchas palabras y frases usadas son inutiles, pues no contienen informacion interesante para el lector y eliminan espacio y tiempo. Algunos ejemplos son:
Puede ser dicho que...
Como podria ser establecido en...
En vista de esta conexion, es posible decir que...
Es interesante notar...
Puede ser interesante notar...
Podria ser interesante saber que...
Puede ser interesante aprender que...
Como sin duda se recordara de la exposicion anterior...
No es necesario decir...
Como ya se sabe...
Las tres ultimas frases, ademas de carecer de un contenido que comunicar, crean desazon en el lector al requerir un conocimiento que no necesariamente queda claro en el texto.
La falsa elegancia en el estilo no es mas que un disfraz para la "palabreria". Si se quiere decir esto muestra que... no escriba como puede ser deducido de las observaciones que se realizaron anteriormente... Tampoco escriba puede ser explicado por el hecho de que... para decir causado por... Prefiera palabras sencillas a palabras cuyo significado hay que buscar en el diccionario.
No escriba | Use |
| Siguiendo en la linea de... | Como en... |
| Para este momento... | Ahora ... |
| Suponiendo que ... | Si ... |
| Durante el tiempo en el cual ... | Mientras ... |
| A excepcion de un numero peque#o de casos ... | Usualmente .... |
| Se exhibe la tendencia... | Tiende a... |
| Por la misma razon que... | Debido a, Como |
| En la vecindad de... | Cerca |
| Con referencia a... | acerca |
| se define como... | es |
| fue notado que si... | si |
| de considerable magnitud... | grande, largo |
| subsecuentemente a... | Despues de |
| tomar las medidas necesarias.. | actuar |
| No hay muchas personas que... | pocos |
| Estar en el conocimiento de ... | saber |
| con la excepcion hecha de... | excepto |